Документы организации: собираем и храним

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Как получить учредительные документы

Перечень учредительных документов представлен в статье 52 ГК, но фраза «индивидуальный предприниматель» не встречается в ней ни разу. Почему? Причина в самой сути таких понятий, как ИП и ЮЛ:

  1. Во время регистрации ИП не создается новый объект, как при открытии того же ООО. Был Петров Иван Федорович — стал ИП Петров Иван Федорович. То есть гражданин, который подал заявление Р21001, получает право на осуществление коммерческой деятельности, но сохраняет тот же ИНН, который был присвоен ему как физлицу, и те же права, обязанности.
  2. Организацией же могут владеть несколько учредителей. Их права, обязанности, доля в уставном капитале определены уставом — главным документом ООО. В правоотношениях организация выступает как отдельный субъект и налоговая служба присваивает ей свой собственный налоговый номер. Потому-то она и не может существовать без уставных документов.

В отличие от организаций, для которых устав — это их все, индивидуальный предприниматель действует только на основании факта регистрации в налоговой. Но чтобы подтвердить этот факт, бизнесмен должен иметь на руках определенные бумаги.

Какие учредительные документы должны быть у ИП:

  • паспорт;
  • миграционная карта и разрешение на пребывание в России — для иностранцев;
  • лист записи ЕГРИП (выдается вместо свидетельства с 2017 года);
  • свидетельство о регистрации (если предприниматель проходил регистрацию до 2017 года, выданное ему свидетельство по-прежнему актуально);
  • свидетельство о присвоении ИНН;
  • извещение о постановке на налоговый учет;
  • коды статистики от Росстата (требуют некоторые контрагенты).

Первым шагом для сбора всех учредительных документов индивидуального предпринимателя является прохождение государственной регистрации в ИФНС. Нужно обратиться в инспекцию, размещенную по месту жительства, со следующим списком бумаг:

  • заявлением по форме Р21001;
  • квитанцией об уплате госпошлины (800 рублей);
  • ходатайством о переходе на спецрежим (режимом по умолчанию является ОСНО);
  • копией паспорта.

Документы организации: собираем и храним

Через 3 дня сотрудник ИФНС должен дать ИП учредительные документы, вернее их часть: лист записи ЕГРИП и свидетельство о постановке на налоговый учет. Затем ФНС самостоятельно уведомит о вашей регистрации такие службы, как ПФР, ОМС и Росстат. Первые 2 вышлют на ваш адрес извещение о регистрации и реквизиты для оплаты налогов.

Все сведения об ИП хранятся в ЕГРИП — едином реестре. За их подлинностью и актуальностью следит ФНС, она самостоятельно вносит изменения при смене фамилии, паспорта или места жительства субъекта предпринимательства. Бизнесмен обязан уведомлять только о смене видов деятельности.

Для изменения кодов ОКВЭД следует подать заявление Р24001 в «родную» налоговую. Через 5 дней налоговики выдадут ИП новые документы.

Учредительные документы, как и любые бухгалтерские, являются важным атрибутом для осуществления коммерческой деятельности. Если налоговая служба заинтересуется вашим бизнесом, организует выездную проверку и обнаружит отсутствие документов, которые следует хранить, сумма штрафа многократно превысит стоимость пошлины за получение самих бумаг.

Мы, в свою очередь, основываясь на собственном обширном опыте взаимодействия со службой судебных приставов, причём как на стороне взыскателя, так и должника, хотели бы предложить следующие важные новеллы, которые бы вне всяких сомнений поспособствовали улучшению качества взаимодействия службы судебных приставов и сторон исполнительного производства. заключается в том, чтобы субъектом ответственности некачественной работы по исполнению судебных актов были не конкретные судебные приставы-исполнители, а либо отделы судебных приставов, либо сама служба судебных приставов. Взыскателя не должно интересовать, почему конкретный пристав ненадлежащим образом работает, почему он не сходил к должнику или не направил запросы. Его должно интересовать только одно – почему своевременно не исполняется судебный акт, принятый в его пользу. И в том случае, если это неисполнение происходит по причине ненадлежащей работы службы судебных приставов (не конкретного пристава!), взыскатель вправе предъявить к ней претензии. И в случае, если суд установит, что неисполнение судебного акта произошло по причине ненадлежащей работы пристава, службу привлекут к ответственности. А уж начальство пусть само решает, кто из приставов виноват и кого привлечь к дисциплинарной ответственности. И чтобы навсегда тем самым исключить эти анекдотичные случаи, когда суд отказывает в жалобе на действия пристава только потому, что он приступил к работе вчера, а тот пристав, который бездействовал, уже не работает. заключается в том, чтобы на сайте службы судебных приставов была создана открытая база по всем исполнительным производствам, доступ к которой бы имели стороны исполнительного производства. В этой базе исполнительных производств в текущем режиме приставы будут должны размещать информацию о том, какие ими действия были произведены при исполнении судебного акта, какие запросы направлены, какие ограничительные меры были применены в отношении должника и его имущества. Сейчас, для того чтобы взыскатель получил эту информацию, ему нужно или на приём к приставу идти, или писать запрос, а потом ещё ждать ответа. На всё это нужно тратить время. А так, и приставу не придётся тратить время на личные приёмы, или делать это реже, и на написание ответов.

В завершение отметим, что в любом случае необходимо будет прикладывать усилия и потратить некоторое количество ваших нервов и времени, но будет результат. Ведь именно результат является главной целью всех действий. И вы всегда можете обратиться к профессионалам, которые помогут вам разобраться в хитросплетениях закона и довести дело до победного конца.

Предлагаем ознакомиться  Сколько стоит вписать в страховку водителя; сколько человек можно вписать в страховку ОСАГО

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Порядок и особенности ведения кадровой документации ИП

Ведение кадрового делопроизводства при наличии наемных сотрудников обязательно, как для ИП, так и для ООО, вне зависимости от применяемой формы налогообложения и количества сотрудников в штате.

Учет по кадрам должен вестись в установленном порядке, несоблюдение или нарушение которого грозит предпринимателю серьезными штрафами.

Рассмотрим вкратце из каких документов складывается данный учет, какие существуют способы его ведения и какая ответственность следует за нарушение норм трудового законодательства, также рассмотрим как происходит прием на работу сотрудника.

Кадровый учет для ИП (далее к/у) является обязательным в случае, если он имеет наемный персонал.

Оформление на работу, перевод на другую должность, увольнение, премирование, командировки должно сопровождаться оформлением определенных документов.

Отсутствие к/у или ошибки в его ведении грозят предпринимателю штрафными санкциями, предусмотренными административным, уголовным и трудовым законодательством.

  • Ведение документации;
  • Поиск персонала;
  • Разработка приказов, инструкций, справок и иных документов по личному составу;
  • Начисление з/п, больничных, отпускных, командировочных и иных выплат;

Способы ведения к/у

  • Самостоятельно;
  • С помощью интернет сервисов «Мое дело» и др.;
  • С привлечением сторонней компании (по аутсорсингу)

Кадровый учет у ИП с наемными работниками складывается из следующих, обязательных к ведению, документов:

  • Трудового договора;
  • Приказа о приеме на работу;
  • Личной карточки работника;
  • Трудовой книжки;
  • Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
  • Приказа о предоставлении отпусков;
  • Графика отпусков;
  • Приказа о премировании работников;
  • Приказа о прекращении трудовых отношений с сотрудником;
  • Правил внутреннего распорядка;
  • Штатного расписания;
  • Книги учета движения трудовых книжек;
  • Книги учета приказов и иных кадровых документов;
  • Командировочных документов;
  • Договора о полной материальной ответственности (если работа сотрудника сопряжена с материальными ценностями);
  • Графика сменности (если сотрудник принят на сменную работу);
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Должностной инструкций;
  • Иных документов, обязательных к ведению в связи со спецификой деятельности ИП.

Бухгалтерия индивидуального предпринимателя постоянно пополняется свидетельствами, накладными, договорами, актами. Поэтому учредительные документы для ИП — далеко не все бумаги, которые может запросить контрагент.

Перечень вторичной документации, которая нужна ИП, зависит от вида и специфики осуществляемой деятельности. Среди самой распространенной выделяют:

  • Кадровую номенклатуру (трудовые договоры, контракты, заявления). Нужна только тем субъектам, которые используют наемный труд.
  • Инструкции по ОТ (охране труда) и ТБ (технике безопасности). Такие бумаги обязательны при привлечении наемного труда.
  • Документация, связанная с применением ККТ (журнал денежных операций, договор на обслуживание).
  • Налоговые бумаги (декларации, отчеты и иные формы, которые может затребовать налоговая служба).
  • Лицензии для правомерности отдельных видов предпринимательской деятельности, к примеру, на перевозку пассажиров, предоставление медицинских или юридических услуг.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровый портал

Документы ИП

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии.

I. Документация по личному составу работников II. Внутренние нормативные акты по труду III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
1. Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
Трудовые книжки 
Трудовые договоры и соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
Личная карточка работника (Форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
Листки о временной нетрудоспособности
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений
Командировочные документы:- командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)
4. Внутренняя служебная переписка
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
Положение о премировании
Положение о защите персональных данных работников
Должностные инструкции работников
Договоры о полной материальной ответственности
Положение о коммерческой тайне
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Книга регистрации трудовых договоров
Книга регистрация кадровых приказов
Книга регистрации командировочных удостоверений
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении
Журнал регистрации проверок контролирующих органов
Предлагаем ознакомиться  Увольнение сотрудников при реорганизации предприятия — Трудовая помощь

Департамент кадрового учета предлагает Вам подготовку всех необходимых кадровых документов в соответствии с требованиями трудового законодательства. Чтобы узнать стоимость кадрового обслуживания для Вашей организации или ИП свяжитесь с нашим кадровым специалистом, который подготовит Вам выгодное коммерческое предложение!

Декларация в форме 3-НДФЛ:

  • представляют в срок до 30 апреля;
  • перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
  • заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.

ИНН ИП – основной документ, но что еще ему необходимо? Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:

  • предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
  • сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.

Декларация по НДС:

  • сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
  • принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
  • оплата по налогу перечисляется каждый квартал.

Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима.

Важно Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски. Внимание Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.

Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч.

расходы). Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно.

Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.

Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.

Документы индивидуального предпринимателя как работодателя Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.

Документы организации: собираем и храним

Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.

Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами». Полный список кадровых документов Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.

Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ.

Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Свидетельство о регистрации ИП

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

№ п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения
1 Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статья 189 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Постоянно
2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Постоянно
3 Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Постоянно
4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5 Приходно-расходная книга по учету бланков  трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами,  срок хранения которых составляет 75 лет)
6 Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Постоянно
7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации. Постоянно
8 Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя. Постоянно
9 График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год
10 Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет
11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя. Постоянно
12 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет
13 Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет
14 Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет
15 Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет
17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). 5 лет
18 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Ведется на каждого работника. 75 лет
19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
20 Договоры о полной материальной ответственности Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. 5 лет
21 Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет
22 Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет
23 Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет
24 Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет
25 Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет
26 Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 75 лет
27 График сменности Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. 1 год
28 Журнал учета проверок инспектирующих органов Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица Постоянно
29 Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией  15 лет
30 Табели и наряды работников вредных профессий Часть 3 статьи 91 ТК РФ Составляются ежемесячно. 75 лет
31 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. 75 лет
32 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет
33 Переписка о назначении  – государственных пенсий и пособий; – льготной пенсии То же. 5 лет10 лет
34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно
35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет
36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет
37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» 45 лет
38 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет
Предлагаем ознакомиться  Удержание алиментов из заработной платы на ребенка: как правильно рассчитать удержание алиментов? — Контур.Бухгалтерия

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Лицензия на перевозку пассажиров для ИП

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector