Исполнение обязанностей на период отсутствия основного работника

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Как правильно составить приказ о совмещении, читайте в статье «Приказ о совмещении должностей — образец на 2019 год».

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

На что нужно обратить внимание при привлечении к совместительству работников своей организации, читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Пример

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

  • гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);
  • другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

Исполнение обязанностей на период отсутствия основного работника

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

  • совмещения профессий (должностей);

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

  • повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

  • работу по должности, ее содержание и объем;
  • размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);
  • срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Совет: если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме.

В некоторых случаях при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241–243 ТК РФ).

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Предлагаем ознакомиться  Как отомстить соседям сверху за шум не нарушая закон

Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении.

Материальная ответственность

При временном замещении нужно заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудниками:

  • непосредственно обслуживающими или использующими деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;
  • достигшими 18-летнего возраста;
  • должность или работа которых отнесены к числу допустимых для заключения подобного договора.

Полный перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Трудовая книжка

В трудовую книжку сотрудника сведения о временном замещении профессий (должностей) не вносите.

Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, которые необходимо вносить в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п.

 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель – досрочно отменить поручение о выполнении работы.

О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три рабочих дня.

Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей.

Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника по ТК РФ

Получается серьезная экономия фондов.

Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено.

Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий.

Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.

Затем заключается трудовой договор, в котором обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Ну и, конечно, совершаются иные действия по оформлению приема на работу: издается приказ о приеме, заводится личная карточка (даже на внутреннего совместителя).

Помните, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель также может досрочно отменить поручение о ее выполнении, уведомив работника об этом в те же сроки.

Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5).

На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству

На каждом этапе важно знать все нюансы кадровых операций, которые закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Прежде всего – это как оформляются все перечисленные документы, как начислять и учитывать доплату, а также порядок ее выплаты, кто вправе исполнять обязанности и как подтверждаются его полномочия.

  • замещение сотрудника без освобождения от основной работы не может осуществляться больше одного календарного месяца, что оговорено статьей 74 ТК РФ. После этого с работника должны снять обязанности основного рабочего места;
  • в исключительных случаях персонал может совмещать должности более месяца, но это должно быть заранее оговорено в дополнительном соглашении. Закон разрешает продлить срок до одного календарного года.

При оформлении на работу совместителя (как внутреннего, так и внешнего) заключите с ним отдельный трудовой договор. В нем обязательно укажите, что выполняемая им работа является совместительством.

Об этом говорится в статье 282 Трудового кодекса РФ. В остальном к трудовому договору с совместителем применяются те же требования , что и к договорам, заключаемым по основному месту работы ( гл. 10 ТК РФ ).

Как вариант, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника можно оформить гражданско-правовым договором, но тогда надо проследить, чтобы этот договор не содержал в себе признаков трудового договора.

Порядок заключения гражданско-правового договора приведен в конце ответа.

  1. Посредством привлечения специалиста, не состоящего в штате предприятия. В этом случае с ним заключается временный трудовой договор (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).

    При этом важно помнить, что в остальном (помимо указания на срочность трудового договора) правила оформления нового сотрудника должны соответствовать общим законодательным требованиям о приеме на работу.

  2. Посредством привлечения штатных работников.

    Такой способ оптимизации рабочего процесса возможен также в нескольких формах, каждая из которых предполагает изменения в должностных обязанностях привлекаемого сотрудника:

    • работа по совместительству (ст. 60.1 Трудового кодекса);
    • совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
    • временный перевод на другую должность (ст. 72.2 ТК РФ).
Предлагаем ознакомиться  Как оформить работника на испытательный срок

Как оформить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, интересует многих работодателей летом, в период массовых отпусков сотрудников.

Однако и в остальное время о соблюдении норм трудового законодательства при замещении членов коллектива забывать не стоит. Основные вопросы оформления документации при подмене работников будут рассмотрены в нашей статье.

Когда может понадобиться временный перевод для замещения отсутствующего сотрудника, возложение его обязанностей на другого и т. п.

  1. Наличие медицинского заключения, в соответствии с которым работник на срок до 4 месяцев не допускается к исполнению основной трудовой функции. При этом специалист переводится на другую (доступную ему) работу либо вовсе освобождается от выполнения обязанностей при отказе от перевода (ст. 73).
  2. Ежегодный отпуск (ст. 114).
  3. Командировка, в которую направляется работник по распоряжению руководства (ст. 167).
  4. Прохождение промежуточной и итоговой аттестации при получении образования в заочной, вечерней или очно-заочной форме обучения (ст. 174).
  5. Рождение ребенка и уход за ним: до достижения возраста 1,5 лет — с оплатой, с 1,5 до 3 лет — без таковой (ст. 256).

Существуют и иные случаи, когда работник может не присутствовать на рабочем месте с сохранением последнего, в том числе на более короткий срок. К ним можно причислить исполнение обязанностей присяжного заседателя (равно как и иных общественных и государственных обязанностей, установленных законом), прохождение медицинских осмотров, сдачу донорской крови, дополнительные отпуска при наличии ребенка-инвалида и др.

В таких ситуациях обязанности отсутствующего работника должен выполнять кто-то другой. Оформить замещение можно различными способами:

  • временным переводом другого работника на место отсутствующего (ст. 72.2);
  • возложением обязанностей отсутствующего сотрудника на одного из его коллег без перевода (ст. 60.2);
  • заключением срочного трудового договора с другим работником (ст. 59).

Выбор способа замещения зависит от решения работодателя, которое, в свою очередь, принимается с учетом целого ряда факторов (о них подробнее поговорим ниже). Представляется, что целесообразно делать его исходя из продолжительности отсутствия основного работника и условий, в которых выполняется его трудовая функция.

Положения ст. 72.2 ТК РФ закрепляют возможность перевода работника, в том числе для исполнения обязанностей сотрудника, который на рабочем месте временно отсутствует, но при этом имеет право вернуться на работу после того, как основания отсутствия будут исчерпаны. По общему правилу (в соответствии с ч.

Однако ч. 3 определено особое условие, когда получение согласия на временный перевод от работника получать необязательно. Это допустимо, если необходимость такого перевода вызвана обстоятельствами, носящими характер чрезвычайных, необходимостью их предотвращения либо устранения их последствий. Срок такого перевода не может превышать календарного месяца.

Временный перевод в рамках ч. 3 может быть произведен только на должность, для замещения которой требуется квалификация не ниже, чем на должность, замещаемую работником до перевода. Если же работник дает свое согласие, то его можно перевести и на менее квалифицированную работу — однако в этом случае законодательство гарантирует такому специалисту заработную плату не ниже средней по основному месту.

При правильном оформлении подобного перевода невыход на работу переведенного работника является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности, о чем свидетельствует в том числе раздел постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17.03.2004 № 2, посвященный изменению трудового договора.

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Предлагаем ознакомиться  Образец заявления в полицию о порче имущества

Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

Пример

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Однако эти варианты оформления отношений с работниками пока не урегулированы трудовым законодательством, хотя и довольно часто используются на практике.

О проблемах их применения и оформления мы рассказывали в №1, 2005, №6, 2006, №6–8, 2007. Совет При заключении срочных трудовых договоров не забывайте о сроке их истечения.

Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы.

Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ — перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.

Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае – перевод.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector