Как научиться огранизовыватьрабочий день

Что включает в себя планирование

В нашей стране, как правило, работающая женщина еще и домохозяйка. Ведь ей необходимо все успевать и дома, и на работе, и с детьми. Поэтому без грамотного планирования здесь не обойтись.

Обустраиваем свое рабочее пространство. Это касается как дома, так и работы. Вам должно быть уютно и приятно. Для этого в первую очередь наведите порядок на кухне и рабочем столе, ведь именно здесь вы проводите большую часть своего времени. И окружите себя приятными вещами – семейными фотографиями, сувенирами, картинами (постерами) и т.д.

Правильно расставляем приоритеты в делах. Записывая в свой ежедневник дела на день, определите, какие из них являются первостепенными и не требующими отлагательства. В этом случае вы сконцентрируетесь, в первую очередь, на них, а второстепенные дела, даже если и не успеете выполнить, сможете отложить на следующий день.

Не зависаем часами в соцсетях. Ну с этим итак все понятно. Если вы фанат соцсетей, но ваша работа никак с ними не связана, выделите определенное время, когда вы будете их проверять. В другое время соцсети не открывайте!

Записываем свои мысли и идеи, всегда держа под рукой блокнот и ручку. Это поможет упорядочить вашу жизнь и освободить свою голову от хаоса и той информации, которую можно перенести на бумагу.

Сложные задачи разбиваем на более мелкие. Как говорится, по кусочкам есть проще. Так и с делами: чем более компактны задачи, тем проще их выполнять! Разделяйте большие цели на несколько этапов и формулируйте реалистичные задачи, которые вам сделать под силу.

Ценим свое время и говорим «нет», когда это необходимо. Запомните: не все просьбы должны вами выполняться. Если это идет в ущерб вашим интересам, вежливо, но твердо скажите «нет» и продолжайте заниматься своими делами. Иначе есть риск потратить весь день только в угоду чужим просьбам.

Устраиваем перерывы в течение дня. Они жизненно необходимы для вашего организма! Каждые пару часов обязательно делайте короткие паузы хотя бы по 15 минут, чтобы выпить чашечку кофе или чая, сделать гимнастику, подышать свежим воздухом. Любите себя и давайте себе время на отдых!

Упрощаем свою работу с помощью технических новшеств. Пользуйтесь гаджетами, которые помогут вам выполнять работу проще и быстрее. Если, к примеру, у вас нет возможности каждый день пылесосить и намывать полы, купите робот-пылесос, который с утра можете включать, а вечером выключать, возвращаясь в чистую квартиру.

Как научиться огранизовыватьрабочий день

Делегируем часть своих полномочий коллегам и домочадцам. Вы считаете, что только вы можете сделать необходимую работу лучше других? Тогда срочно начинайте делегировать другим часть своих обязанностей по дому и по работе, иначе есть риск, что ваше здоровье пошатнется раньше ожидаемого.

Составляем Карту быта. В тетради, телефоне или на компьютере составьте для себя удобную табличку, разделенную по дням, неделям и месяцам. Напишите список обязательных дел, которые вы должны выполнять каждый день (готовка, стирка, глажка) и раз в неделю (уборка). Кроме того, обозначьте домашние дела, которые требуется выполнять раз в месяц (мытье кафеля, протирание пыли на шкафах, люстрах, наведение порядка в шкафах и т.д.). Так же напишите то, что требуется делать пару раз в год (мытье окон, стирка штор и т.д.).

Анализируем собственное время и дела. Каждый вечер или хотя бы раз в неделю необходимо посвящать тому, чтобы проанализировать количество выполненных и невыполненных дел. Кроме того, необходимо разобраться с причинами, по которым вы не успели сделать те или иные запланированные дела и на следующей неделе не повторять таких ошибок.

Любой маме знакомо это чувство постоянной нехватки времени и недосыпа. Особенно первые полгода жизни малыша и особенно, если детей у вас несколько. При этом готовку, уборку и потребность в отдыхе никто не отменял. Как же научиться планировать время, чтобы все успевать в декрете?

Прежде всего, научитесь рано вставать (не позднее 7:00). Вам необходимо просыпаться до того, как встанут ваши детки. Это время понадобится вам для того, чтобы успеть спокойно привести себя в порядок, позавтракать и настроиться на предстоящий день. Поверьте, день проходит более продуктивно, если вы начинаете его не в суете.

Расставляйте приоритеты, составляя список дел. Запомните: вам не нужно успевать делать в этот день абсолютно все! Сделайте, в первую очередь, то, что не требует отлагательств (например, готовка), и только потом все остальное. Я, к примеру, в один день готовлю обед и ужин на два дня. В другой день выполняю стирку и глажку, в третий день планирую уборку и так далее. Поверьте, так гораздо легче и эффективнее!

Обязательно предоставляйте себе отдых в течение дня. Если у ваших малышей тихий час, прилягте и вы вздремнуть. Если такой возможности у вас нет, выделите хотя бы несколько минут, чтобы побыть наедине с собой и спокойно выпить чай или почитать книгу.

Занимайтесь делами параллельно с обслуживанием детей. Когда мой младший сын был совсем маленьким (до полугода), я спокойно работала над сайтом в комнате, где он находился, и параллельно общалась с ним. Если же мне требовалось выйти на кухню, чтобы приготовить обед, я мысленно обнимала сынишку и посылала ему лучики любви.

Гуляйте каждый день! Прогулки позволяют наверстать упущенное и освежить свои мысли. В это время вы можете полностью предоставить себя ребенку, даже если в течение дня у вас не было на это достаточного количества времени. Активный отдых и свежий воздух полезны как для вашего, так и для детского здоровья!

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Планирование рабочего времени включает в себя:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор важных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Как научиться огранизовыватьрабочий день

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Как научиться огранизовыватьрабочий день

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

  • Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера;
  • В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше;
  • Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени;
  • Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия;
  • Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий;
  • Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.
  1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки.

    Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.

  2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел.

    Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.

  3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты.

    Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.

  4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат.

    Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.

  5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу.

    Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.

  6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах.

    Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

  1. Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
  2. Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
  3. Постарайтесь избавиться от вредных привычек.

    Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.

  4. Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать.

    Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

  • Список с делами пишите ежедневно. Лучше распорядок следующего дня планировать с вечера. Запишите в список не более 7 важных дел. Более не надо, поскольку за день вы просто все не успеете сделать.
  • Как составить список с важными делами? Записывайте каждый пункт подробно. К примеру, вы должны пойти в магазин, приобрести все, что есть в списке. Составьте список нужных товаров на большом отдельном листе. Тогда посещение магазина не займет у вас много времени.
  • Внесите в список дел примерное время для выполнения какого-то одного задания.
  • Всегда держите составленный список с делами перед собой, на виду. Если у вас маленький ребенок, вас регулярно отвлекают детки, тогда сделайте копии списка с делами.
  • Самый оптимальный вариант – планировать день вперед на неделю. Так вы сможете понять, какая работа для вас считается более срочной, а какая немного подождет.
Предлагаем ознакомиться  Электронное осаго для такси

Как правильно составлять список дел?

Планирование
Планирование

С чего же вам необходимо начать, дабы правильно планировать день? Предлагаем вам небольшие советы:

  • Заведите небольшой ежедневник. Старайтесь не начинать собственный день, пока вы опишите утром или даже вечером что планируете сделать. Записывание всех дел, составление определенного списка будущей работы – нужное и важное занятие. Благодаря такому списку вы будете понимать, что необходимо успеть, дабы дела не скапливались в большую «кучу».
  • Делайте напоминания для себя. Записывайте, какие у вас предстоят встречи, события. Сегодня, когда мир техники не стоит на месте, постоянно развивается, все важные дела можно записывать в мобильный телефон.
  • Если ваша работа связана с компьютером, тогда составьте специальный документ. В него вносите все те дела, которые вам предстоит сделать сегодня.

Придерживайтесь принципа 70 на 30

  • Распланировать день полностью нельзя, да и не стоит. Дело в том, что в таком случае ваши действия начнут не соответствовать расписанию.
  • Да и «заточение» собственного времени в список дел может привести к следующему – вы попадете в жесткие рамки, будете ощущать себя роботом, с прописанной жизнью наперед.
  • Оптимальный вариант – запланируйте только 70% своего времени. Только подумайте, а ведь многие события предсказать невозможно. Следовательно, оставляйте какое-то время свободным. Можете в промежутках времени сделать небольшой запас.

Составьте план следующего дня сегодня вечером

  • Планировать свой день на завтра похвально. Но, если вы боитесь что-то забыть, все собственные дела старайтесь записывать.
  • Разграничьте работу по уровню сложности, разделите ежедневник на пару столбцов. В одном записывайте те дела, которые необходимо выполнить срочно. В другом – работу не столь важную, которую в случае непредвиденных обстоятельств можно сделать завтра.
  • Работу, которую вы успели сделать, вычеркивайте. Так у вас появится дополнительный стимул, прибавятся новые силы, чтобы решить дела, которые остались. Чем меньше работы останется, тем увереннее вы с ней справитесь.
  • В конце дня добавьте какую-то надпись, например: «Ура! Я смог это выполнить» и так далее. Данная надпись на следующий день начнет вас стимулировать, позволит вам добиться новых задач, расслабиться по окончанию работы.
На следующий день
На следующий день

Выполняйте больше запланированной работы до обеда

  • Когда вы в обед поймете, что уже успели выполнить важную работу, вам гораздо легче будет справиться с оставшимися делами.
  • Воспользуйтесь обедом, дабы решить личные дела. Вечером оставьте минимальное количество работы.

В каждом рабочем часу делайте небольшой перерыв

  • Это правило считается обязательным для каждого. Чаще будет у вас отдых, продуктивнее станет выполняться работа. Выберите для себя специальную схему. К примеру, работайте 50 мин, отдыхайте 10 мин или работайте 40 мин, отдыхайте 20 мин.
  • Когда будете отдыхать, не лежите просто на диване. Можете провести свой отдых с пользой: поразомнитесь, поотжимайтесь, попрыгайте, прогуляйтесь по улице, позвоните родному человеку и так далее.

Создайте реалистичный план работы

  • Не засыпайте себя работой, с которой не справитесь. Не создавайте план дел, который вам не под силу.
  • Планируйте так свое время, чтобы на все хватало времени.

Крупную работу выполняйте частями

  • Данную стратегию также принято называть «нарезание салями». Поделите собственные цели, задачи на маленькие порции.
  • Справляйтесь с ними на протяжении длительного периода времени.
  • Ежедневно отводите на данные дела приблизительно пару часов. Когда достигните промежуточной цели, вы добьетесь определенных результатов, которые начнут вас стимулировать выполнять оставшуюся работу.

Посидите немного в тишине

  • Часто случается такое, что какие-то посторонние звуки начинают просто раздражать.
  • Из-за этого нельзя нормально сконцентрироваться, выполнить важную работу.
  • Чтобы справиться с такими делами, работайте спокойно, чтобы вам ничто не мешало. Так вы максимально настроитесь на дела, добьетесь высокой производительности и отличных результатов.
Останьтесь в тишине
Останьтесь в тишине

Разложите предметы по местам, если вы ими не пользуетесь

  • Так вы значительно сэкономите время, избежите беспорядка. Рекомендуем вам избавиться от старых, ненужных вещей, лишнего хлама, дабы на столе находились только нужные для работы элементы.
  • Храните вещи в отведенных для них местах. К примеру, документы поместите в специальную папку, квитанции с чеками скрепите, ручки с карандашами поставьте в стаканчик. После проделанной работы вы ощутите незабываемый эффект.

Выкиньте ненужные вещи

  • Все те запасы вещей, которые уже устарели, не могут принести ничего хорошего. От них появляется только пыль, беспорядок. Помимо этого, такие предметы обладают негативной энергетикой.
  • Избавьтесь быстро от ненужных предметов. Если их вам жалко, отдайте их нуждающимся. Они им больше пригодятся. Обувь, вещи развезите по детским приютам. Там вас точно поблагодарят!
  • Если вы желаете, чтобы ваш ребенок стал более организованным и успешным, научите его планировать день. Советуем вам приобрести ему красивый блокнот, яркие самоклеящиеся листики, а также листы со стикерами (смайлики, эмоции и так далее).
  • Изначально откройте блокнот. На первой странице напишите вместе с ребенком эмоцию для мотивации. Это может быть любимая цитата из фильма или мультика. Напишите эту фразу на первой страничке, порекомендуйте ребенку, чтобы он почаще вспоминал данную цитату.
  • Оформите блокнот ярко. Все последующие недели нумеруйте, записывайте даты. Возле каждого дня напишите расписание уроков в школе, занятия в кружке или с репетитором. Также обозначьте встречи с товарищами ребенка, важные для него дела.
Примерное разделение
Примерное разделение
  • С правой стороны прикрепите самоклеящиеся листики. На них напишите список дел, которые ребенок запланировал на неделю, плюс заметки. По мере того, как ребенок будет выполнять свои дела, пусть он их вычеркивает из блокнота, либо отмечает галочками.
  • В конце дня ваш ребенок должен возле даты прикрепить стикер, который может быть символом определенного настроения, состояния. Для того, чтобы украсить ежедневник, пусть ваш ребенок использует различные наклейки, например, в виде флажков, ленточек и так далее.
  • Поверьте, детям нравится работать с подобными ежедневниками. Они благодаря им учатся правильно планировать собственный день, становятся более организованными.
Предлагаем ознакомиться  Хочу научиться маникюру с чего начать
Ребенку
Ребенку
  • Вы тоже не упустите эту возможность. Позвольте своему ребенку управлять своим временем.

Если вы хотите, чтобы ваши дети стали организованными и успешными, обязательно научите их планировать свое время. Для этого рекомендую купить им красивый ежедневник, разноцветную самоклеящуюся бумагу и несколько листов со стикерами для украшения (смайлы, эмоции, декорации).

Итак, для начала откройте первый разворот планировщика и вместе с ребенком выберите какую-то мотивационную фразу (любимую цитату из мультика или сказки). Запишите ее именно в этом месте и посоветуйте школьнику как можно чаще вспоминать об этой цитате.

Оформите ежедневник, как показано на фото. Каждую новую неделю года нумеруйте, пишите даты. Около каждого дня на неделю распишите время занятий в кружках или с репетиторами, запланированные встречи с друзьями или что-то важное для вашего ребенка.

Справа приклейте самоклеящуюся бумагу со списком запланированных дел на неделю и любые важные заметки. По мере выполнения дел, вычеркивайте их из ежедневника или отмечайте галочками. В конце каждого дня пусть ребенок напротив даты приклеивает стикер, символизирующий его настроение и состояние. А декоративные наклейки (флажки, ленточки и другие) в начале каждой недели рекомендую использовать для украшения планировщика.

Согласитесь, следовать плану удается далеко не всем и не всегда. Однако нужно стремиться к тому, чтобы не в ущерб своему здоровью выполнять максимально запланированное количество дел. Для этого рекомендую сделать следующее.

Приобретите практичный и понравившийся вам ежедневник, а также цветные стики. В начале каждой недели записывайте все дела, которые выполнить просто необходимо, причем в определенный день. А на стиках, как на фото, пишите дела, которые выполнить в течение недели нужно, но не в какой-то определенный день.

Кроме того, обязательно определите для себя пять (не более!) приоритетных сфер жизни и так же запишите их на самоклеящихся полосочках. Теперь планировать расписание на неделю будет проще. Ведь если, к примеру, в приоритете у вас здоровье, то в первую очередь вы должны посвятить утро и часть дня каким-то оздоровительным процедурам. Следовательно, и остальные дела выполняете в порядке их очередности.

Запишите себе полезные привычки, которые планируете приобрести в течение месяца. Как известно, привычки закрепляются в течение трех недель, поэтому если вы спустя месяц чувствуете, что они не стали частью вашей жизни, то в следующем месяце также продолжайте работать над ними.

А у вас, дорогие мои, есть свои секреты планирования дня? Если да, обязательно поделитесь ими в комментариях. Если статья вам понравилась, не забудьте поделиться ею со своими друзьями в соцсетях! До новых встреч на блоге!

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
  2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
  3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
  4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
  5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

  1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
  2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
  3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
    • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
    • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

  1. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
  2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день. фото1
  3. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
  4. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
  5. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
  6. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.

    КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

  7. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Уборка

  1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
  2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
  3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Если вы хотите стать миллиардерами, научитесь жить, как они. Реально? Вполне! Особенно если знать, что делают в течение дня успешные люди, чтобы все успевать и превосходно при этом себя чувствовать. Попробуйте и вы повторить их привычки.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Планирование

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

  • Начало рабочего дня.
  • Основной рабочий процесс.
  • Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
  • Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
  • Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Как научиться огранизовыватьрабочий день

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

  1. Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
  2. Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
  3. Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как планировать день успешно: советы

Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.

В нашем государстве, в основном, женщина, которая каждый день ходит на работу, также является домохозяйкой. Ведь она должна все сделать по дому, отработать день, успеть уделить время детям. Следовательно, без правильного планирования дня невозможно обойтись. Но как планировать день успешно?

Распределение дел
Распределение дел

Многие пользователи в интернете советуют придерживаться следующей схемы:

  • Обустройте собственное место работы. Это относится и к дому, и к работе. Вам должно быть приятно, комфортно. Для начала уберите на кухне, на поверхности письменного стола, так как именно тут вы больше всего проводите времени. Расставьте вокруг себя предметы, которые вызывают приятные эмоции, например, семейные снимки, сувениры, развесьте картины и так далее.
  • Не проводите много времени в социальных сетях. Если вы являетесь поклонником социальных сетей, но они не касаются работы, тогда выделите немного времени, дабы посещать данные странички. В иное время воздержитесь от соцстей.
  • Записывайте собственные идеи, носите с собой ежедневник с ручкой. Таким способом вы упорядочите свою жизнь, освободите голову от беспорядка, данных, которые вы можете записать на листы.
  • Цените собственное время, говорите «нет», если это нужно. Не забывайте о следующем – не любую просьбу необходимо выполнять. Если отказ вредит вашим интересам, тогда вежливо, одновременно твердо можете сказать «нет». После этого просто делайте свою работу далее. Если вы не сможете отказать, тогда вы потратите свое время в угоду просьбам других людей.
  • Упростите работу, используя технические новшества. Можете пользоваться теми гаджетами, благодаря которым работа будет выполняться быстрее, легче. Если, например, вы не можете ежедневно пылесосить, мыть полы, тогда приобретите робот-пылесос. Он будет утром включаться, убирать квартиру, вечером выключаться. Вы же после работы просто вернетесь в чистое жилье.
  • Разделите собственную работу между коллегами, домочадцами. Вы полагаете, что лишь вы в состоянии выполнить нужную работу лучше, нежели другие, но просто не успеваете? В таком случае вам необходимо срочно делегировать другим людям часть собственных дел дома, на работе. В противном случае вы рискуете заболеть, потерять силы.
Разделите работу с коллегами
Разделите работу с коллегами
  • Составьте карту «Работы». В блокноте либо в телефоне, в нетбуке составьте табличку. Ее поделите на дни, недели, месяцы. Напишите перечень работы, которую вам необходимо выполнять ежедневно. Помимо этого, выделите домашнюю работу, которую нужно выполнять не более одного раза в месяц. Также запишите, что требуется выполнять каждые 6 месяцев.
  • Анализируйте свое время, дела. Ежедневно по вечерам, или раз в неделю, посвятите время тому, сколько вы смогли выполнить и не выполнить работы. Помимо этого, разберитесь с теми причинами, из-за которых вы не сделали что-то, чтобы на следующей неделе не повторили собственных ошибок.

Учимся планировать свой день, чтобы все успевать в декрете

Планирование дня: 12 методов составления распорядка

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

  1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.

    СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

  2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

  • намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
  • сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
  • на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
  • детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

Как планировать свой день и подводить итоги: что делать, если что-то не успели?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

  1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
  2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
  3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
  4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
  5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
  6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
  7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
  8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Полезное видео

Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.

Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector