Электронный документооборот (ЭДО): как начать обмен электронными документами || Пункт договора об электронном обмене документами

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р. Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах
Универсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Простая или неквалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Электронный документооборот (ЭДО): как начать обмен электронными документами || Пункт договора об электронном обмене документами

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Предлагаем ознакомиться  Бухучет списание материалов
Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации
Интерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа
Интерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справа

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Статья расходов 1000 бумажных документов 1000 электронных документов
Печать 9510 Р
Электронная подпись 2000 Р
Лицензия средства криптозащиты 1200 Р
Доставка 40 000 Р заказным письмом 7200 Р
Итого 49 510 Р 10 400 Р

Доставка

Предлагаем ознакомиться  Сколько длится развод, если есть ребенок

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

В чем может быть подвох

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов. Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов. И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Если вы решили перейти на электронные документы

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector