Руководитель отдела продаж должностные обязанности

Должностная инструкция руководителя отдела продаж: что необходимо знать при выборе кандидата, обучении и увеличении эффективности?

Должностная инструкция начальника отдела продаж (ДИНОП) по структуре во многом схожа с инструкциями других категорий сотрудников компании.

В структуре ДИНОП можно выделить 4 раздела:

  • общие вопросы (требования работодателя к стажу, образованию, личным качествам и иные аспекты организационного характера);
  • описание должностных функций;
  • перечень прав;
  • информация о последствиях невыполнения работы и (или) ее неудовлетворительного качества, а также иных видах ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

В числе организационных вопросов первого раздела (кроме уже указанных требований к образованию и стажу) в ДИНОП необходимо максимально полно раскрыть общеорганизационные нюансы работы сотрудника на данной должности:

  • кем назначается на должность и увольняется;
  • кто замещает работника в его отсутствие;
  • кому подчиняется и кем руководит начальник отдела продаж;
  • чем руководствуется в работе и что должен знать;
  • описание личностных характеристик, необходимых работнику для занятия должности.

Включение в ДИНОП описания личностных характеристик не является обязательным, но важно для обеих сторон трудового договора. Руководящий характер деятельности начальника отдела продаж предполагает наличие у него деловых качеств и организаторских способностей, особого интеллектуального уровня, моральных и иных свойств поведения (настойчивости, решительности, дисциплинированности, объективности, справедливости, гуманности и др.).

Об остальных структурных составных частях ДИНОП расскажем в следующем разделе.

Руководитель отдела продаж должностные обязанности

Принципиальная разница в указанных должностях отсутствует. Все они предусматривают единый набор прав и обязанностей, реализация которых потребует от соискателя на должность наличие способностей и личностных качеств руководителя, о которых было рассказано в первом разделе нашего материала.

Возможные различия могут быть вызваны особенностями организационной структуры компании.

Если масштаб деятельности фирмы небольшой, состав и объем заказов относительно постоянные и не требуют каждодневного поиска заказчиков и расширения клиентской базы, директор по продажам может в одном лице выполнять все функции отдела продаж. Тогда в его должностной инструкции будут присутствовать обязанности менеджера в совокупности с функциями руководителя (по разработке стратегии продаж, бизнес-планированию, анализу и прочим руководящим обязанностям).

Если масштаб деятельности компании существенный, ассортимент реализуемой продукции разнообразный, а в отделе продаж сосредоточено множество специалистов (менеджеров, логистов и др.), организовать слаженную работу в таких условиях предстоит руководителю отдела продаж. В этом случае ДИНОП не будет содержать функций обычного менеджера по продажам. При этом потребуется указать больше обязанностей, связанных с координацией работы отдела, отбором специалистов, стимулированием продаж и т. д.

Если представить себе структуру продаж как экскаватор, то руководство компании выступает водителем, управляющим машиной в целом, отдел продаж (ОП) – ковшом, перемещающим огромные груды земли, а руководитель отдела продаж (РОП) – двигателем, приводящим ковш в движение.

РОП – ключевое звено в структуре продаж компании, предназначенное для трансляции политики руководства компании сотрудникам, задействованным в процессе реализации продукта, а также для координации их работы.

  1. подготовка индивидуальных планов для каждого сотрудника и контроль их выполнения;
  2. разработка стратегии развития ОП в разрезе тенденций рынка и прогнозов по отрасли. Аналитика состояния рынка и формирование точных показателей, коррелирующих с реальностью, а не противоречащих ей;
  3. разработка и внедрение эффективных систем мотивации для сотрудников отдела продаж. Каждый сотрудник ОП должен понимать, что именно от него зависит структура и объём его будущей заработной платы;
  4. ведение контролирующей отчётности. Но не стоит забывать, что чрезмерная формализация может тормозить работу, а не продвигать её вперёд;
  5. участие в генерации заявок потенциальных клиентов. РОП координирует процесс привлечения потенциальных клиентов, организованный как со стороны службы маркетинга, так и со стороны направления, осуществляющего первичную телефонную обработку клиентской базы;
  6. координация работы с существующими и проблемными клиентами. После первых сделок с клиентами мотивация дальнейших переговоров с клиентом у специалистов ОП снижается. Необходимо лично координировать процесс работы с существующими клиентами – финансовой основой и опорой компании.

Данная должность относится к разряду руководящих. Подчиняется руководитель отдела продаж непосредственно директору или генеральному директору. Все приказы, касающиеся работы руководителя отдела продаж, должны быть изданы и подписаны именно им. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный, его замещает человек, указанный в приказе директора организации.

На руководящие должности обычно назначают людей с высшим профессиональным образованием и с опытом работы в указанной области не менее 1 года. Специалист должен изнутри знать всю специфику работы и уметь оперативно реагировать на возникающие ситуации. Если опыта у специалиста нет, скорее всего, принятие решений будет замедленно, что в области торговли может существенно снизить прибыль. А должностная инструкция руководителя отдела продаж предписывает, что специалист должен прибыль наращивать, а не уменьшать.

Спектр обязанностей руководителя отдела продаж может варьироваться в зависимости от структуры организации, количества сотрудников в штате и других факторов. Ниже представлен наиболее обобщенный список обязанностей на рабочем месте, встречающийся в большинстве компаний.

Предлагаем ознакомиться  Как отказаться от доли в квартире по закону

В своей деятельности руководитель отдела продаж обязан руководствоваться следующими положениями и документами:

  • законодательные акты государства;
  • Устав организации;
  • должностная инструкция руководителя отдела продаж;
  • приказы непосредственного руководства;
  • правила трудового распорядка и прочие положения, принятые в организации.

К основным трудовым обязанностям можно отнести следующее:

  • контроль за работой отдела;
  • решение оперативных задач;
  • внесение предложений по улучшению условий работы отдела;
  • решение о приеме, увольнению, премированию и перемещению сотрудников подконтрольного отдела.

Руководитель отдела продаж должностные обязанности

Начальник отдела продаж – довольно привлекательная должность, как с точки зрения оклада, так и в плане профессионального развития (практически каждый менеджер скажет Вам, что хотел бы стать руководителем отдела). Но далеко не все желающие осознают степень ответственности и трудность управленческой ноши, ведь, по сути, судьба компании оказывается в его руках.Итак, какие же основные функциональные обязанности начальника отдела продаж? Он должен… Продавать? Управлять? Стимулировать? Давайте разбираться.

В силу специфики бизнеса, в разных компаниях будут разные должностные обязанности руководителя отдела продаж. По большому счету он должен обеспечивать продажи. В большинстве случаев начальнику отдела продаж приходится ориентироваться в работе на деятельность многих других отделов. Следовательно, не маловажной обязанностью является оперативное управление продажами.

При постановлении или принятии на должность руководителя, стороны подписывают соответствующий договор. Стандартная инструкция для управляющего над менеджерами состоит из нескольких обязательных разделов, пункты которых могут отличаться в зависимости от сферы деятельности фирмы и ее специфики.

Ответственность работника

Должностная инструкция руководителя отдела продаж подразумевает за работником выполнение следующих задач и функций:

  • контроль за сбытом продукции организации;
  • ценообразование, акции, особые программы лояльности;
  • планирование сбыта продукции в настоящем времени и в перспективе;
  • обеспечение торгового персонала необходимыми средствами, техникой, канцелярией, программным обеспечением;
  • контроль за задолженностями в отношениях с контрагентами;
  • ведение, контроль, поддержание и расширение клиентской базы организации;
  • контроль за исчислением заработной платы сотрудников отдела;
  • организация и проведение выставочных мероприятий и других рекламных кампаний;
  • организация тренингов, курсов, коучингов для персонала отдела;
  • анализ спроса, разработка ассортимента;
  • контроль за снабжением торговых точек;
  • прием и анализ отзывов клиентов о работе подчиненных;
  • контакт и выстраивание длительных торговых отношений с ключевыми клиентами;
  • мотивация сотрудников отдела, повышение планов продаж;
  • анализ деятельности конкурентов и способы повысить привлекательность своей компании на их фоне.

Законодательством Российской Федерации предусмотрен ряд прав для работников любой сферы. Начальник отдела продаж — не исключение. На своем рабочем месте он имеет следующие права и привилегии:

  • быть в курсе решений начальства, касающихся подконтрольного ему отдела;
  • самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций;
  • давать задания своим подчиненным и контролировать ход их выполнения;
  • вносит идеи и предложения на рассмотрение начальству по усовершенствованию трудового процесса;
  • поощрять или штрафовать своих подчиненных;
  • участвовать в разработке важных для деятельности организации документов;
  • получать необходимую для работы информацию у начальников других структурных подразделений;
  • подписывать документы, относящиеся к работе его отдела;
  • требовать от директора выполнения предписаний по трудовому законодательству, устройству рабочих мест и условиям труда.

Что делает руководитель отдела продаж в организации? В первую очередь, регулирует деятельность своего подразделения. Исходя из обязанностей, возложенных на эту должность, формируется и ответственность. Выделить можно следующие пункты, по которым несет ответственность начальник отдела продаж:

  • выполнение плана продаж, деятельность подразделения;
  • нарушение работником или его подчиненными регламента, принятого в компании;
  • реализация запланированных программ на рынке;
  • ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей, а также обязанностей подчиненных;
  • ответственность за самостоятельно принятые решения и их последствия;
  • халатность и несоблюдение правил техники безопасности;
  • разглашение коммерческой тайны, кража клиентской базы;
  • нарушение внутренней дисциплины и трудового распорядка.

Планирование работы отдела продаж опирается на желаемую цифру выручки или прибыли компании и оценку доступных ресурсов для выполнения плана продаж.

Предлагаем ознакомиться  Должностная записка о нарушении должностных обязанностей

Результатом планирования должны стать конкретные показатели активности менеджеров: звонки, встречи, презентации.

Должностные обязанности начальника отдела продаж

Соответственно плану определяются точки и периодичность контроля выполнения заданий менеджерами продаж.

Для того, чтобы выполнить план продаж руководитель ОП должен распределить план между менеджерами продаж соответственно их функционалу. План продаж должен быть разным для разных групп менеджеров.

Для того, чтобы повысить вероятность выполнения плана, руководитель должен распределить по менеджерам не 100% плана, а 120%.

Организация продаж сводится к тому, чтобы правильно расставить менеджеров продаж по функционалу и типам клиентов. В зависимости от стадии развития продаж, в компании нужно разное количество и соотношение

  • разведчиков (менеджеров продаж, которые ищут новых клиентов)
  • охотников (те, кто делает первые продажи потенциальным клиентам)
  • фермеров или аккаунт-менеджеров (те, кто продаёт постоянным клиентам).

После определения количества и качества менеджеров, РОП должен подумать о их вооружении техническими средствами, а также маркетинговыми материалами и недостающими знаниями.

Систему мотивации менеджеров отдела продаж комбинируют  из материальной, нематериальной и стимула.

Материальная мотивация в зависимости от типа продаж (транзакционные, консультационные или стратегические) должна учитывать либо точное выполнение инструкций, либо выполнение показателей работы, либо конкретный финансовый результат.

Система материальной мотивации разрабатывается совместно с финансовым отделом компании или её собственником.

Нематериальная мотивация менеджеров продаж разрабатывается с учётом личных качеств каждого сотрудника, его внутренних мотивов выполнять именно эту работу.

Разработка системы нематериальной мотивации должна проводится совместно с тем специалистом компании, который лучше всех знает психологические особенности каждого менеджера. В малых компаниях обычно это владелец, в средних и крупных, это люди из отдела развития персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Через 3-6 месяцев руководитель отдела продаж должен знать внутренние мотивы своих бойцов лучше, чем кто бы то ни был в компании. После этого, у него появляются возможности корректировать нематериальную мотивацию каждого сотрудника в своем отделе.

Стимул вообще, вещь особенная. Подробнее о нём и разработке системы мотивации можно почитать здесь (откроется в новой вкладке)

В зависимости от вида продаж, цикла сделки, других особенностей компании подбираются разные инструменты и периодичность контроля. Никакой универсальной формулы контроля нет.

Правильный контроль должен быть достаточным для того, чтобы понимать направление и скорость движения к поставленной каждому сотруднику цели. Хорошо поставленный контроль не должен отвлекать много времени контролируемого на заполнения всяких отчетов, форм, проведение отчетных собраний, совещаний и тп.

Период контроля сильно зависит от цикла сделки. Чем короче цикл сделки, тем интенсивней должен быть контроль.

Инструменты контроля в распоряжении РОПа довольно обширные.  Планерки, отчеты, видеонаблюдение, CRM  система, прослушивание телефонных разговоров менеджеров с клиентами и другие, в зависимости от вида продаж.

Руководитель отдела продаж должностные обязанности

Контроль работы отдела  должен быть налажен так, чтобы при отклонениях от намеченной скорости или направления достижения плановых показателей была возможность быстро скорректировать поведение менеджеров для выполнения плана продаж.

Личные качества претендента на должность

Должностная инструкция руководителя отдела продаж, как видно в прошлом пункте, подразумевает широкий спектр компетенций, ответственности, областей контроля и взаимодействия. Для того, чтобы исправно выполнять все обязанности, функции и задачи руководителя отдела продаж, соискатель должен обладать рядом личных качеств.

  • стрессоустойчивость;
  • способность обрабатывать большое количество разнородной информации одновременно;
  • аналитический склад ума;
  • способность к креативному решению проблем;
  • социальная активность, общительность, коммуникабельность, умение находить общий язык со всеми;
  • умение работать в напряженном ритме;
  • харизматичность;
  • лидерские качества.

4. Оперативные обязанности — целостный контроль работы отдела продаж

Обязанности, связанные с оперативным управлением продажами:

  • Ежедневный контроль активности, результативности менеджеров;
  • Оценка эффективности работы каждого менеджера, всего отдела;
  • Подготовка отчетности по продажам;
  • Планирование отгрузок;
  • Заполнение необходимых отчетов;
  • Проведение аттестации сотрудников и т.д.

Задача этих обязанностей, держать отдел и продажи в тонусе, обеспечивая его оперативную деятельность. Это скорее административная работа. При правильно налаженном отделе продаж, эта работа требует не более одного часа в день. Хотя для большинства начальников отдела продаж подобная работа занимает все свободное время. И, безусловно, руководитель должен уметь подключиться к сделке с «трудным» клиентом, помогая менеджеру и обучая его на конкретном кейсе.

Каким должен быть идеальный РОП?

Успешно выполнять функции руководителя отдела продаж специалисту помогают знания в определенных областях. К руководящему составу предприятия всегда гораздо более высокие требования в области профессиональных знаний и образования. Начальник отдела продаж должен знать следующее:

  • структуру организации, штатное расписание и отделы;
  • законодательство, регулирующее гражданскую и хозяйственную деятельность;
  • правила и методы финансового планирования;
  • планы на перспективное развитие организации;
  • формы отчетной документации и правила ее заполнения;
  • маркетинг и ценообразование;
  • правила делопроизводства;
  • правила коммерческих взаимоотношений с контрагентами;
  • требования противопожарной безопасности и безопасности труда.
Предлагаем ознакомиться  На какой АЗС самый дешёвый бензин. Сравнение программ лояльности

При отборе кандидатов на должность РОП, служба HR или руководство компании должно обращать внимание на:

  • коммуникабельность;
  • способность принимать эффективные решения в условиях дефицита времени;
  • твёрдость характера без избыточного упрямства;
  • настойчивость;
  • умение находить компромиссные решения;
  • умение быстро располагать к себе собеседника;
  1. способность к проведению быстрых математических расчётов (как иначе просчитать выгоды компании на деловых переговорах?);
  2. умение самостоятельно совершать идеальные холодные звонки (личный пример со стороны РОП всегда позитивно воспринимается сотрудниками ОП);
  3. навык проведения деловых переговоров на любом уровне (это может быть секретарь, инсайдер, обладающий полезной информацией и клиенте, высший менеджмент компании – потенциального клиента);
  4. навык работы с документами и отчётностью (формирование отчётности и аналитики – важнейшая часть работы РОП, делающая прозрачной работу отдела продаж для руководства компании);
  5. навык внедрения и работы в системах автоматизации продаж (CRM);
  6. возможность осуществлять функции менеджера по продажам на уровне лучшего продавца ОП;
Современный РОП должен не только в совершенстве владеть классическими методиками и техниками непосредственного менеджмента и продаж, но и быть в курсе трендов в отрасли и области своих компетенций. Психология, НЛП, практический менеджмент – то немногое, что помогает руководителю отдела продаж совмещать в себе функции идеального продавца и управленца.

5. Процессные обязанности

Задачи, связанные с бизнес-процессами, затрагивающими продажи. Бизнес-процесс продаж, это не единожды нарисованная умным человеком красивая картинка. Это реально живущий организм, который постоянно должен совершенствоваться, развиваться и соответствовать действительности. Наиболее важными являются обязанности по взаимодействию с другими подразделениями: бухгалтерией, юристами, производством, логистикой, маркетингом и т.д.

6. Кадровые обязанности

«Кадры решают все», а руководитель решает, какими будут эти кадры. Именно начальник отдела продаж должен играть ключевую роль при найме сотрудников и их увольнении. Именно он должен принимать на себя ответственность за эффективность работы системы мотивации. Руководитель должен следить за эмоциональными спадами и подъемами менеджеров по продажам и оперативно предпринимать действия для мотивации сотрудников. Вопрос текущего обучения в «полях» также никто не сможет решить эффективней руководителя отдела продаж.

Я не пытаюсь сказать, что руководитель подразделения продаж должен выполнять все функции управления на предприятии. Конечно, он может пользоваться помощью стратега или маркетолога для формирования политики продаж, может положиться на старших менеджеров в управлении группами. Также в компании может быть методолог, который занимается всеми бизнес-процессами. И обязательно в компании есть эйчар, который точно знает как нужно развивать сотрудника отдела продаж и управлять им.

Все они могут быть помощниками, но с них не спрашивают продажи. Поэтому эффективный начальник отдела продаж всегда будет держать вышеописанные вопросы под контролем и понимать, может ли кто-то полностью закрыть какой-либо блок или придется делать самому.

Руководитель регионального отдела продаж

Не секрет, что большая часть экономических секторов принадлежит огромным холдингам с филиальной сетью по всей стране. Именно они задают тон на рынке сбыта продукции. При этом особая роль у них отводится отделу продаж. Только здесь есть еще и региональные начальники, контролирующие работу сразу нескольких филиалов и подразделений.

В сравнительно небольших организациях должностная инструкция руководителя отдела продаж пестрит количеством обязанностей и масштабом ответственности, сложно представить, что же будет на региональном уровне. Но не так уж все и страшно. Руководитель регионального отдела продаж под своим началом имеет целый штат заместителей, на которых возложена часть его функций.

Курсы для руководителей отдела продаж

В крупных организациях принято проводить множество тренингов и коучингов для менеджеров по продажам. Они изучают различные психологические методики воздействия, правила ведения переговоров, способы удержания и привлечения клиентов и многое другое. Такие курсы полезны не только менеджерам, как отдельным частям механизма продающей структуры, но и их начальнику.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Руководитель должен быть в курсе всех обучающих программ, которые проходят его подчиненные. Ко всему прочему, не лишним будет повысить собственную производительность. Для этого можно пройти курсы по лидерству, тайм-менеджменту, повысить квалификацию в основном направлении своей деятельности. За успешным коллективом всегда должен стоять успешный начальник.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector