Таблица штатное расписание

Образец заполнения штатного расписания

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Таблица штатное расписание

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

[us_single_image image=”183″ size=”medium” align=”right” lightbox=”1″ animate=”fade” animate_delay=””]Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

Таблица штатное расписание

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например — 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Таблица штатное расписание

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки». В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров. Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Вас также может заинтересовать: Стратегический маркетинг: основа успешного развития компании

Подвиды штатного расписания

Для ООО

Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.

Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.

Предлагаем ознакомиться  Через сколько выветривается алкоголь?

Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.

Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.

Графа 3 «должность (профессия, специальность), ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.

Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.

штатное расписание образец

Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.

Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.

Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.

Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки, в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.

word-32-32

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.

Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.

Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.

Пример штатного расписания для производственного предприятия.

Унифицированная форма Т3 – как правильно заполнить?

Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

скачать-1

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться. В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Вас также может заинтересовать: Книги по интернет-маркетингу: лучшая подборка 2018 года

Как составить новое штатное расписание организации

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия. Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998.

Приверженцы строгого выполнения правил Трудового кодекса РФ уверены, что отсутствие штатного расписания — это грубая ошибка, которую допускают работодатели.

  • В теории на основании ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание не обязательный документ, особенно для предпринимателей — физических лиц.
  • На практике орган контроля обязательно запрашивает такого рода перечень, чтобы понять, не начисляются ли заработные платы с нарушениями.
  • Результат — при возникновении любых трудовых споров, рассматриваемых в суде, расписание станет весомым доказательством.

Административный штраф по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ накладывают на руководителя компании, в которой нет штатного расписания. Если нет этой бумаги, значит, руководство нарушает законы об охране труда, что сопровождается штрафом в размере 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

По сообщению ФС по труду и занятости, сотрудника нельзя принять в штат организации на должность, отсутствующую в штатном расписании, или же если ее название не соответствует наименованию имеющейся в списке должностей в штатном расписании (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Кроме того, если данный документ отсутствует, у компаний зачастую появляются проблемы. Например, организация уволила сотрудника (п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ) в связи с сокращением штата, и он обратился в суд, чтобы доказать, что увольнение являлось безосновательным. Если на предприятии нет штатного расписания, доказать правомерность увольнения в подобном случае очень трудно.

Предлагаем ознакомиться  Аренда квартиры с последующим выкупом: условия в 2020 году

Помимо отсутствия штатного расписания, начальники используют и другие материальные и формальные приемы в целях экономии на своем персонале.

  1. Наличие разных штатных расписаний в одной компании. Одно официальное — где указан минимальный размер заработных плат, которое предоставляется инспекциям для проверки. Другое — где указаны реальные суммы, которые причитаются и выдаются персоналу. Надо ли упоминать, что документы второго типа трудно оспаривать в судебном порядке и это негативно сказывается на самих работниках.
  2. «Мертвые души», то есть несуществующие должности. При принятии специалиста на работу, заключении с ним трудового соглашения и указании оклада руководство «забывает» об отсутствии в штатном расписании такой должностной позиции. Увольнение сотрудника при этом неправомерно, поскольку список должностей — это локальный акт предприятия. Именно руководитель отвечает за формирование и ведение документа. В суде примут к сведению трудовое соглашение, признанное основной документацией о сотрудничестве двух его участников.
  3. Испытательный срок. Очень часто на ту или иную должность (чтобы создать конкуренцию между сотрудниками) берут работника и обозначают меньшую сумму оклада, чем та, что отражена в штатном расписании. Обычно договариваются об определенном сроке, после которого могут принять специалиста в штат и «поднять» уже указанный оклад. По такому же принципу руководители пытаются «играть» и с названиями должностей, от чего может зависеть сумма доплат и премиальные. Допустим, работника назначают «главным бухгалтером». В трудовом договоре обозначают, что он «бухгалтер», и заработная плата соответствует должности «главного». Но размер премиальных, начислений и компенсаций за переработку будет соответствовать нижестоящей должности.

С чего начать – порядок оформления

excel-32x32

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.
  2. В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

    Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

    ПРИКАЗ

    О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

    Приказываю:

    Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

    Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

    Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

    Подпись, печать, дата.

  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
  4. С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
  5. Создается структура предприятия.
  6. При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

  7. Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.
  8. К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

  9. Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
  10. Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.
  11. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Для филиалов компании не нужно создавать отдельные штатные расписания. Почему? Расписание составляют для всего предприятия. Если руководство все же хочет составлять расписания для всех филиалов компании, то отражает эту инициативу во внутренних документах. При этом начальник подразделения наделяется соответствующими полномочиями.

В кадровой документации филиала обозначают те же характеристики штата, что и в расписании, которое разрабатывается для всей фирмы. Штатное расписание компании также должно быть утверждено приказом, его нужно пронумеровать и проставить дату.

Суммы окладов для должностных позиций с одинаковыми названиями также должны быть одинаковыми.

Если оклады разные, для компании лучше и безопаснее называть должности по-разному (редактор, корректор). Многие фирмы указывают в своих штатных расписаниях «вилки» оклада, допустим, 15–25 тыс. руб. Судьи и сотрудники инспекции по труду по-разному смотрят на эту ситуацию. По мнению суда, это допустимо, поскольку сумму оклада можно указывать в трудовом договоре и локальных документах.

Если возникают споры, требующие вмешательства суда, работодатель должен четко обосновать сложившуюся ситуацию. В этом случае за указание диапазона «от и до» на компанию не наложат штраф.

«Вилка» окладов непременно должна быть занесена в штатное расписание компании и трудовые договоры с персоналом. За счет установления диапазонов фирма может выплачивать сотрудникам, занимающим одинаковые должности, но с разными профессиональными характеристиками или занятым в разных структурных отделах, вознаграждения в разном объеме.

Довольно часто в суд обращаются работники, которым начисляют заработную плату по нижней границе «вилки» окладов. Компания выиграет суд только при условии, если сможет документально обосновать разные выплаты сотрудникам на одинаковых должностях. Так, приказ/распоряжение руководителя может включать в себя информацию о том, что оклад устанавливается в соответствии со степенью квалификации работника или объемом его трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 129 и ч. 1 ст. 132 Трудового кодекса РФ, п. 10 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004).

Вас также может заинтересовать: Виды маркетинга: старые, новые и работающие

Структура штатного расписания и срок действия

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Таблица штатное расписание

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

Процедура утверждения штатного расписания

Далее мы рассмотрим, какую форму носит утверждение штатного расписания. Разработанное штатное расписание обязательно должен утвердить управленческий орган предприятия. Как правило, документ готовят в конце года на следующий. Если компания не планирует расширять перечень должностей, штатное расписание может действовать больше года.

На приказе ставят порядковый номер. Форма составления свободная.

В качестве примера приведем следующее распоряжение/приказ: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание № 1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».

Далее расписание утверждает гендиректор организации, расписываясь в нем. Документ прикладывают к соответствующему приказу/распоряжению.

Вас также может заинтересовать: Комплекс маркетинга: классические и современные модели

Порядок внесения изменений в штатное расписание

ООО

Нередко случается так, что документ нужно изменить (например, изменить нормативно-правовые акты, добавить или упразднить должностную единицу и т. д.). Здесь можно пойти двумя путями: сформировать и утвердить новое штатное расписание компании (если кадровый ресурс фирмы существенно преобразуется) или издать приказ на внесение коррективов (если изменение штатного расписания несущественно).

Редактировать приказ на внесение коррективов можно по следующим основаниям:

  • компания реорганизуется;
  • меняется производственный процесс;
  • улучшается организационное управление;
  • утверждаются новые законопроекты;
  • упраздняются повторяющиеся должностные позиции;
  • другие причины.

Корректировать штатное расписание можно неограниченное количество раз — в законодательстве на этот счет ничего не указано. Поэтому править документ можно столько, сколько вы посчитаете нужным. Главное — обосновывать любую поправку локальной документацией компании. Это может быть или приказ, или распоряжение руководителя.

Деятельность множества предприятий предполагает сезонное привлечение сотрудников. При заключении срочных трудовых договоров с этими работниками можно упомянуть об этом в штатном расписании. Для этого издается приказ, в соответствии с которым перечень штатных единиц по соответствующим должностям расширяется.

Вид изменений

Письменное уведомление работников

Введение новых должностей и структурных подразделений

Не нужно

Изменение окладов и системы оплаты труда

Нужно

Изменение названий должностей

Нужно

Переименование структурных подразделений

Нужно, если название подразделения обозначено в трудовом договоре

Перевод работника в другой отдел

Перевод работника на другую должность

Нужно

Сокращение штата

Нужно

Упразднение вакантных должностей

Не нужно

Исключить должностные позиции из штатного расписания можно лишь в том случае, если сокращается количество кадров. Нередко внешние и внутренние обстоятельства приводят к необходимости упразднения должностей в компании. К таким факторам можно отнести сложную экономическую ситуацию в стране или регионе, изменение условий деятельности и т. д.

Если сокращаются должности, следует учитывать, что персонал по закону необходимо об этом предупреждать. Обычно это делают за 2 месяца до предполагаемых изменений (ч. 2 ст. 180 Трудового кодекса РФ). В этом случае менять сведения в штатном расписании разрешено не ранее чем через 2 месяца после издания приказа.

Ошибка

Как правильно

Руководитель указал в штатном расписании несколько должностных позиций на иностранном языке: SMM-специалист, web-дизайнер, руководитель IT-отдела.

Кадровое делопроизводство необходимо вести на русском языке (ч. 1 ст. 3 ФЗ от 1.06.2005 № 53-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением № 225).

Что произойдет, если…

Если руководитель, опираясь на штатное расписание, будет записывать в трудовых книжках персонала названия должностей на иностранном языке, на него могут наложить административный штраф в размере до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

  1. Издание приказа о коррективах штатного расписания с обозначением причины.
  2. Внесение соответствующих изменений с сохранением всех кодов должностных позиций и структурных отделов.
  3. Публикация и утверждение приказа о сокращении штата.
  4. Ознакомление сотрудников с приказом.
  1. Издание приказа об изменениях в штатном расписании фирмы.
  2. Корректировка расписания в соответствии с новыми требованиями.
  3. Подготовка должностной инструкции для новой единицы в штате.

Почти все компании составляют новые штатные расписания ежегодно. Столь частые изменения связаны с новыми процессами, которые происходят в фонде оплаты труда.

пример для ООО

Документальное отображение процесса зависит от причины изменений:

  • Увеличение окладов.Если повышаются оклады, руководство вправе утвердить новое расписание в течение 24 часов. Так, гендиректор запускает новое штатное расписание 1.01.2019, если он утвердил документ 31.12.2018.

    Как отражают повышение окладов в таком документе, как штатное расписание? Оклады необходимо оформлять документально: с работниками подписывают дополнительные договоры. В этом случае на основании ст. 72 Трудового кодекса РФ оба участника трудовых отношений согласованно друг с другом меняют условия, на которых сотрудничают. То есть оповещать об изменениях за 60 дней не нужно.

  • Снижение окладов. При принятии решения об уменьшении окладов компания не ущемляет интересы работников.

    Если работник отказывается от обоюдного изменения договорных условий, руководитель организации должен поступить в соответствии со ст. 74 Трудового кодекса РФ: за 60 дней сообщить человеку об уменьшении размера оклада. То есть введение штатного расписания будет датировано 1.03.2019.

  • Изменение надбавок. Надбавки, обозначенные в штатном расписании компании, как правило, периодические и начисляются в соответствии с законодательными требованиями. Их можно отражать как в рублях, так и в процентах от суммы оклада (на основании постановления Госкомстата РФ № 1 от 5.01.2004).

    Изменить или упразднить начисление надбавок, положенных по закону, работодатель может, лишь изменив трудовые условия сотрудника. Так, если работнику положены компенсации за работу в определенном регионе, климате, то отменить их можно, только если перевести этого специалиста на климатически более благоприятную территорию.

    К надбавкам, которые руководство ввело самостоятельно, это правило неприменимо. Так, если руководство захочет снизить оплату труда специалистов, работающих по праздникам (надбавку устанавливают локальные акты компании), то новое штатное расписание вступит в силу через 60 дней после сообщения сотрудникам о нововведениях.

  • Корректировка премиальных. При указании размера вознаграждений в штатном расписании организации или трудовом соглашении руководитель должен начислять премиальные ежемесячно. Если компания будет указывать в расписании премии, это не пойдет ей на руку и при разрешении споров в суде, поскольку станет подтверждением того, что премии были гарантированы сотрудникам. То есть в штатном расписании лучше указывать суммы окладов и обязательные надбавки — не больше.

Вас также может заинтересовать: Инструменты маркетинга: от классики до новейших способов

Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания

Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.

Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.

И другие сведения может включать в себя штатное расписание. Примеры: табельный номер работника, его трудовой стаж в организации, особая категория (нет 18 лет, наличие инвалидности, пенсионер с детьми до 3 лет и т. д.). Штатный список можно разрабатывать на основе утвержденного штатного расписания компании, добавляя в него нужные графы на основании потребностей конкретного предприятия.

В нормативных актах по сей день не установлено обязанности по ведению штатной расстановки и общей формы этого документа. Указан лишь период, в течение которого нужно хранить документы, утратившие юридическую силу. На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с обозначением периода хранения, утвержденного Росархивом 06.10.

Вас также может заинтересовать: Маркетинг влияния: особенности, рекомендации, примеры

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector